Struktur und Bestände

Die Registratur Zittau:
Die Registratur fungiert als Schnittstelle zwischen der Verwaltung und dem Endarchiv. Sie ist in die Strukturen des Landratsamtes eingeordnet unter "Hauptamt, Sachgebiet Zentrale Dienste und Liegenschaften" und ist Dienstleister für die Verwaltung, deren Schriftgut sie übernimmt, ordnet, fristgemäß aufbewahrt und ggf. aussondert. Die Registratur befindet sich im Erdgeschoss des ehemaligen Hauptgebäudes des Landratsamtes Löbau/Zittau und ist eine nicht-öffentliche Verwaltungseinrichtung.
Die Bestände umfassen das Verwaltungsschriftgut des ehemaligen Landkreises Löbau-Zittau sowie seit 2008 das Schriftgut einzelner Ämter des Landkreises Görlitz. Der Umfang beträgt zwischen 1800 und 1950 laufende Meter (lfdm), wobei ca. 50% dieses Bestandes auf die Bereiche Sozialamt, Ausländerbehörde, Bußgeld und Kreiskasse entfallen. Daneben gibt es Teilbestände aus dem Jugendamt, Amtsärztlichen Dienst, Abfallwirtschaft, Bauamt und Schulverwaltungsamt sowie kleinere Konvolute.
Nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen bietet die Registratur die Akten dem Archivstandort Zittau zur Übernahme an. Gemeinsam entscheiden die Mitarbeiter von Registratur und Archiv, ob ein Bestand wegen seiner historischen Bedeutsamkeit dauernd aufbewahrt wird oder kassiert, d.h. vernichtet wird.

Der Standort Niesky:
Seit der Fertigstellung des Landratsamtsgebäudes in Niesky 1998 befindet sich das Archiv der ehemaligen Kreise Weißwasser, Niesky und Görlitz (Land) eben dort in der Robert-Koch-Str.1. Es ist eine Mischform aus "Historischem Archiv" und Verwaltungs- oder Zwischenarchiv und bewahrt seit der Kreisreform auch Akten aus dem neuen Landkreis Görlitz auf, wenn auch in bisher überschaubarem Maße (20-30 lfdm).
Weit größer sind die Aktenbestände der o.g. Kreise aus der Zeit 1952-1989 bzw. 1990-1994 (rund 850 lfdm). Der Zeitungsbestand von 170 lfdm beginnt schon 1835 und stellt einen hohen historischen Wert dar. Umfangreichster Posten ist das Schriftgut des Niederschlesischen Oberlausitzkreises von 1994- 31.07.2008 mit rund 2300 lfdm. Des Weiteren finden sich Bauakten (600 lfdm), ein Bestand der weiterhin Zuwächse erfährt und der von Löbau-Zittau übernommenen Bestand der AROV-Akten (Amt zur Reglung offener Vermögensfragen - 200 lfdm) in Niesky. Der abgeschlossene Bestand der Patientenunterlagen (1250 lfdm) ist hinsichtlich seiner Nutzung archivfachlich problematisch, da sich hier Datenschutz-Interessen und Historischer Wert widersprechen - die selbe Problematik besteht am Standort Zittau.
Die Kassation der Archivbestände erfolgt durch die Mitarbeiter am Standort Niesky jährlich und legt die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu Grunde.

Der Standort Zittau:
Das Archiv der ehemaligen Kreise Löbau und Zittau befindet sich seit 2001 im damals neu ausgebauten Gebäude in der Lisa-Tetzner-Str.11 in Zittau.
Das Gebäude des Archivstandortes Zittau ist ein umgebautes Kulturhaus der Nationalen Volksarmee und beherbergt im Obergeschoss die wertvollen Bestände des wissenschaftlichen und heimatgeschichtlichen Altbestandes der Christian-Weise-Bibliothek Zittau. Wegen der historischen und kulturellen Bedeutung der Bücher und Schriftstücke ist das ganze Gebäude - inklusive des Kreisarchivs - sicherheitstechnisch auf höchstem Niveau.
Die Magazinräume im Untergeschoss sind mit modernen Rollregalanlagen bestückt, wobei aus Kostengründen bisher nur 60% der Raumkapazität genutzt wurden. In allen Räumen herrscht ein gleichmäßiges Klima, da hier Außenluft kontrolliert eingeleitet werden kann. Das hat den Vorteil, dass kostspielige Betriebskosten vermieden werden können und das Gebäude relativ unabhängig von Technik und Energiezufuhr ist. Es existiert eine Brandschutzanlage in allen Räumen.
Die Bestände des Archivstandortes lassen sich wie folgt aufstellen:
 

Altkreis Löbau-Zittau (und Vorgängerkreise) 1945-2008	1500 lfdm
Kreismeldekarteien Löbau und Zittau bis 1990	180 lfdm
Patientenunterlagen/Röntgenfilme/ Impfdatei	1300 lfdm
Ausreise/ Vertriebenenakten	86 lfdm
Jugendhilfeakten	105 lfdm
Wasserakten, Bauakten, etc.	100 lfdm
Betriebsunterlagen	100 lfdm

Daneben existiert noch eine kleine Archivbibliothek mit Hilfsmitteln, Gesetzesblättern (1835-1996) und Zeitungssammlungen sowie Karten und Luftbilder des Altkreises Löbau-Zittau.Für die Benutzerdes Archives steht ein gesonderter Raum zur Verfügung. Dieser beinhaltet neben allgemeinen Nachschlagwerken auch Bücher zur Heimatgeschichte, zu Tourismus und Natur der Oberlausitz.