Hinweise zum Versand von verschlüsselten E-Mails an Empfänger des Landkreises Görlitz

Hinweis: Sperrung des Empfangs alter Office-Formate in E-Mail-Anhängen

Die Behörden des Freistaates Sachsen nehmen E-Mail-Anhänge mit alten Office-Formaten (.doc, .xls, .ppt) ab 1. Januar 2020 nicht mehr entgegen. In solchen Fällen wird lediglich der Mailtext zugestellt. Grund für die Sperrung sind Sicherheitserwägungen des Freistaates, da die alten Office-Formate seit Monaten u. a. dafür genutzt werden, mit darin versteckter Schadsoftware Computer und Netzwerke anzugreifen und lahmzulegen.

Die Sperrung der alten Office-Formate wird im gemeinsamen Netz von Freistaat und Kommunen in Sachsen umgesetzt. Das betrifft demnach alle Behörden des Freistaates (im Sächsischen Verwaltungsnetz) und alle Kommunen, die an das Kommunale Datennetz angeschlossen sind. Sowohl Absender als auch Empfänger einer solchen E-Mail werden über die Sperrung des Anhangs informiert.


Neben der Übermittlung von einfachen E-Mails (max. 15 MB) ohne Verschlüsselung und Signatur an organisations- bzw. personenbezogene E-Mail-Adressen können Sie Ihre E-Mails (max. 15 MB) auch verschlüsselt an uns senden.

Wenn Sie eine verschlüsselte Nachricht versenden, so ist deren Inhalt während der Übermittlung für Dritte unlesbar. Das heißt, dass der Nachrichtentext durch ein mathematisches Verfahren mit Hilfe des sogenannten öffentlichen Schlüssels des Empfängers verschlüsselt wurde. Nur mit Hilfe des dazugehörigen privaten Schlüssels, den nur der Empfänger besitzt, kann der Nachrichtentext wieder lesbar gemacht werden.

Voraussetzung für das Versenden verschlüsselter und / oder signierter E-Mails ist die Einbettung des entsprechenden S/MIME in Ihr E-Mail-Programm. Wie Sie dabei vorgehen, ist davon abhängig, welchen Browser und welche E-Mail-Software Sie benutzen. Leider können wir Ihnen wegen der Vielzahl der Möglichkeiten nur sehr eingeschränkt bei der Konfiguration helfen. Bitte beachten Sie daher die nachfolgenden Hinweise:


Der Landkreis Görlitz nutzt gegenwärtig das Verschlüsselungsverfahren S/MIME. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr E-Mail-Programm dieses Verschlüsselungsverfahren beherrscht. Gegebenenfalls müssen Sie dafür zusätzliche Software installieren.

1. Möglichkeit

  • Richten Sie sich im Adressbuch Ihres E-Mail-Clients einen Kontakt für den entsprechenden Empfänger der Landkreisverwaltung ein, mit dem Sie verschlüsselt kommunizieren möchten. Beachten Sie bei der Eingabe der E-Mailadresse, dass Sie diese unbedingt in der folgenden Schreibweise erfassen müssen:
    max.mustermann@kreis-gr.de<secure@kreis-gr.de>
  • Ggf. verlangen einige E-Mail-Clients auch die Angabe der ersten Mailadresse in Anführungszeichen
    „max.mustermann@kreis-gr.de“<secure@kreis-gr.de>
  • Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle. „Max.Mustermann“ ersetzen Sie durch den eigentlichen Empfänger
  • Ordnen Sie diesem Kontakt das bereitgestellte öffentliche S/MIME-Zertifikat des Landkreises zu, welches hier downloadbar ist. (Hinweis: Das Zertifikat wird im Originalformat *.cer angeboten - bei Problemen mit dem Download bitte die zip nutzen)
  • Beim Versenden wählen Sie dann diesen Kontakt aus, erstellen Ihre E-Mail und wählen die Option „Verschlüsseln“ in Ihrem E-Mail-Client.

ACHTUNG! Nicht jeder E-Mail-Client akzeptiert die oben dargestellten Schreibweisen der E-Mail-Adresse. Ebenso ist es nicht bei jedem E-Mail-Client möglich, einem Kontakt ein Zertifikat zuzuordnen bzw. kann man nicht mit jedem E-Mail-Client verschlüsselte E-Mails versenden.


Wenn eines der Probleme für Ihren E-Mail-Client zutrifft, prüfen Sie bitte die 2. Möglichkeit

2. Möglichkeit

  • Nehmen Sie Kontakt mit dem Empfänger in der Landkreisverwaltung auf und bitten Sie diesen, Ihnen eine digital signierte E-Mail (mit der Signatur des Landkreises) zu schicken. Sie erhalten dann eine E-Mail, an die das Zertifikat des Landkreises angehängt ist. Speichern Sie den Kontakt aus dieser E-Mail direkt im Adressbuch. Im Regelfall werden dann die korrekte Schreibweise und das Zertifikat automatisch im Adressbuch gespeichert.
  • Beim Versenden wählen Sie dann diesen Kontakt aus, erstellen Ihre E-Mail und wählen die Option „Verschlüsseln“ in Ihrem E-Mail-Client.

ACHTUNG! Das direkte Speichern eines Kontaktes aus einer empfangenen E-Mail einschließlich der korrekten Schreibweise der Ziel-E-Mailadresse und des Zertifikates ist nicht bei jedem E-Mail-Client möglich. Nicht jeder E-Mail-Client bietet die Möglichkeit eines verschlüsselten Versandes.
Z. B. beim Webclient von Web.de funktioniert diese Möglichkeit. Sie benötigen dazu jedoch ein Web.de-Postfach.

Wenn Ihr E-Mail-Client weder Möglichkeit 1 noch Möglichkeit 2 beherrscht, prüfen Sie bitte Möglichkeit 3.


3. Möglichkeit

  • Sie können eine verschlüsselte Übertragung von Nachrichten über die Online-Postfächer des Secure Mail Gateway (SMGW) des Freistaates Sachsen abwickeln. Die Zugangsdaten und ein Online-Postfach als passiver Nutzer (passive Registrierung) beantragen Sie (kostenfrei) auf der Seite http://esv.sachsen.de/secure-mail-gateway.html. Ihr Online-Postfach finden Sie danach unter www.e-mail.sachsen.de/.
  • Sobald Sie den Zugang erhalten haben, können Sie über dieses Portal mit jedem Beschäftigten des Landkreises, welcher über eine E-Mail-Adresse (…@kreis-gr.de) verfügt, verschlüsselt kommunizieren.