Stabsstelle Strategische Steuerung/ Beteiligungen


  Zur Stabstelle Strategische Steuerung/ Beteiligungen gehören nachstehend aufgeführte Aufgabenbereiche:

eGovernment

Der Begriff eGovernment ist vor allem mit der Vorstellung verbunden, Verwaltungsleistungen bequem vom heimischen Computer aus in Anspruch nehmen zu können. Darüber hinaus steht eGovernment für eine Verwaltung, deren Abläufe effizient und kooperativ gestaltet sind. Dazu nutzt sie moderne Informationstechnologien, um ihre Mitarbeiter untereinander und mit ihren Bürgern zu vernetzen.

Im Freistaat Sachsen gestalten die Landes- und Kommunalverwaltungen eGovernment gemeinsam.

Der Freistaat Sachsen stellt seinen Verwaltungen zentrale Softwarekomponenten für eGovernment bereit:

  • Lebenslagenportal Amt 24
  • Formularservice
  • Elektronische Signatur und Verschlüsselung.

Diese Basiskomponenten bilden die sächsische eGovernment- Plattform.

Sie sind über sichere Verwaltungsnetze mit den internen IT- Verfahren der Landes- und Kommunalverwaltungen verknüpft.

Mittlerweile wurden in vielen Bereichen Online- Angebote entwickelt und Verwaltungsprozesse durch den Einsatz moderner Informationstechnologien neu gestaltet.

Für den Bürger ist es ein erheblicher Vorteil, dass Informationen der Behörden „rund um die Uhr" erreichbar sind und auch die Kommunikationsmöglichkeiten ausgeweitet sind.

Im Landkreis Görlitz sind folgende eGovernment-Projekte bereits gestartet bzw. in der Planung. Für die Umsetzung der Anforderungen der EU-Dienstleistungsrichtlinie wird derzeit zunächst beschränkt für die im Freistaat Sachsen identifizierten EU-DLR-Verfahren eine durchgängige Fallbearbeitung eingeführt. Darunter versteht man, dass der Bürger nach Authentifizierung im Bürgerportal Anträge online ausfüllen und einreichen kann und sich später über seinen Zugang nach dem Bearbeitungsstand seines Antrages jederzeit informieren kann. Nach dem Absenden des Formulars wird automatisch ein Vorgang im System eröffnet, der von den einzelnen Fachabteilungen abgearbeitet werden kann. Vorteile für den Landkreis Görlitz liegen dabei in der effizienten Fallbearbeitung, der Überwachung von Fristen und der verbesserten Kommunikation mit dem Antragsteller, da schnell und zuverlässig Auskunft gegeben werden kann. Es ist nach entsprechender Eignungsfeststellung des eingesetzten Verfahrens eine Ausweitung auf weitere Verwaltungsdienstleistungen geplant.

Ein weiterer wichtiger Meilenstein bei der Einführung von eGovernment beim Landkreis Görlitz ist die Einführung der Online-Zulassung von Kfz, die ebenfalls noch im Jahr 2010 realisiert werden soll. Der Vorteil für den Bürger liegt darin, dass der Antrag für ein Kfz online erfasst und ein Wunschkennzeichen ausgewählt werden kann. Nach Einreichung des Antrages kann auch gleich online ein Termin für die Abholung der Zulassung vereinbart werden, um die Wartezeiten vor Ort zu verkürzen. Der Online-Zugang für weitere Verwaltungsleistungen wird schrittweise implementiert werden.

Projektmanagement 

Unter dem Begriff Projektmanagement (PM) versteht man das Planen, Steuern und Kontrollieren von Projekten. Im Landratsamt Görlitz geht man noch tiefer in die Projektbetreuung. Hier gehören auch die Analyse, Konzeptionierung und Einführung im Rahmen der Projekte dazu.

Zur Steigerung der Effizienz führt das Landratsamt Görlitz seit Ende 2011 sukzessiv die elektronische Akte in der gesamten Kreisverwaltung ein. Unter der elektronischen Akte ist folgendes zu verstehen: Die bisherige papierbasierte Akte (egal ob Aktenordner, Hefter, usw.) wird vollständig elektronisch abgebildet. Anstelle des Blätterns im Papier wird im Computer „geblättert“. Durch spezielle Datenmarkierungen (Metadaten) ist eine schnellere Bearbeitung gewährleistet. Durch die elektronische Akte kann von jedem Standort der Kreisverwaltung diese Akte erreicht werden.

Der Landkreis beteiligt sich seit Oktober 2011 außerdem an dem landesweiten Pilotprojekt „mobiler Bürgerservice“. Der Schwerpunkt liegt hier auf der Einführung eines Bürgerterminals. Ein Ziel ist es, dem Bürger den Weg zur Behörde zu verkürzen. Die Pilotierung erfolgt bis Ende 2013 vorerst nur in einem ausgewählten Bereich.

Das Projektmanagement wird zum einen für Projekte eingesetzt, welche die gesamte Verwaltung betreffen. Darüber hinaus bildet es die Anlaufstelle für definierte Verfahren im Rahmen der EU-Dienstleistungsrichtlinie. Der Bürger wird unterstützt bei den Verfahren und Formalitäten, die für die Aufnahme und Ausübung einer Dienstleistungstätigkeit erforderlich sind. Die Nutzung dieser Anlaufstelle stellt ein Angebot dar, keine Pflicht. Es kann auch direkt Kontakt mit der zuständigen Stelle aufgenommen werden. Die im Landkreis Görlitz relevanten Verfahren finden Sie hier:  EU-DLR-Verfahren

Die erforderlichen Antragsformalitäten werden entgegengenommen und an die jeweils zuständige Stelle weitergeleitet. Diese ist für die fachlich-qualitative Bearbeitung und Beratung zuständig. Die Verfahren und Formalitäten sollen künftig auf elektronischem Weg durchgeführt werden können. Ein entsprechendes Online-Portal, mit dem die Bearbeitung von der Antragstellung bis zum Bescheid medienbruchfrei online erfolgen kann, ist in Vorbereitung.

Zentrales Controlling

Im Kern ist Controlling ein betriebswirtschaftliches Instrument und wird in der freien Wirtschaft bereits seit längerem eingesetzt.

Controlling, abgeleitet aus dem englischen „to control" (= steuern, regeln), ist die Beschaffung, Aufbereitung und Analyse von Daten (z. B. Soll-Ist-Abgleich) zur Vorbereitung zielsetzungsgerechter Entscheidungen.

Controlling befasst sich

  • mit der Konzeption und dem Einsatz von qualitativen und quantitativen Steuerungsinstrumenten
  • der Ausrichtung der Steuergrößen auf die strategischen Zielgrößen
  • mit der Koordination der Informationsflüsse
  • mit der Moderation der Analyse und der Interpretation der Messergebnisse
  • und der Unterstützung der Entscheidungsprozesse des Managements.

Eine Landkreisverwaltung, die im Zuge der Kreisgebiets- und Funktionalreform so beachtlich gewachsen ist, benötigt eine umfassende zentrale Steuerung aller Verwaltungsleistungen.

Die bestehenden Controllinginstrumente der freien Wirtschaft sind allerdings nicht einfach auf eine kommunale Körperschaft übertragbar.

Insbesondere bei der Zieldefinition wird die Abgrenzung bzw. der Unterschied deutlich: bei Wirtschaftsunternehmen steht die Gewinnerzielung im Vordergrund, da sie auch gewinnorientiert ausgerichtet sind. Diese Zielstellung kann aber eine kommunale Körperschaft nicht verfolgen.

Die öffentliche Verwaltung ist dennoch kein Selbstzweck - sie dient dem Bürger.

Daran sind die Zielstellungen zu definieren.

Der Aufbau eines bereichsübergreifenden kommunalen Controllings ist somit eine große Herausforderung für eine Kommune, die immer mehr mit einem Unternehmen der freien Wirtschaft verglichen wird.

Im Rahmen der Einführung der Neuen Steuerungsmodelle in der öffentlichen Verwaltung (Umstellung auf die Doppik, Bildung von Produkten, Einführung Kosten- und Leistungsrechnung) hat man damit begonnen, Controllinginstrumente auch in Verwaltungsbetrieben einzusetzen.

Für die kommunale Körperschaft müssen eigene Controllinginstrumente entwickelt werden. Dazu müssen Daten in strukturierter Form beschafft, analysiert und entsprechend aufbereitet werden.

Im Landratsamt Görlitz soll die Verwaltungsleitung in der strategischen und operativen Planung mittels eines entsprechenden Berichtswesens unterstützt werden.

Steuerungsrelevante Informationen sollen perspektivisch in strukturierter und komprimierter Form an die Führungskräfte innerhalb der Verwaltung, die Landesdirektion Dresden und die Abgeordneten des Kreistages übermittelt werden.

Beteiligungen

Artikel 28 Abs. 2 Satz 1 Grundgesetz gewährleistet den Kommunen das Recht, alle Angelegenheiten der örtlichen Gemeinschaft im Rahmen der Gesetze in eigener Verantwortung zu regeln. Dies umfasst auch die wirtschaftliche Betätigung des Landkreises.

Das Grundgesetz ist insoweit offen für eine wirtschaftliche Betätigung der öffentlichen Hand. Dennoch ist der Spielraum durch geltendes Landesrecht eingeschränkt. Die Sächsische Gemeindeordnung erlaubt den Gemeinden eine reine Unternehmenstätigkeit  oder erwerbswirtschaftliche Wettbewerbsteilnahme nur im Rahmen der kommunalen Daseinsfürsorge. § 97 SächsGemO beschränkt weiterhin die wirtschaftliche Betätigung von Gemeinden, soweit der Zweck nicht besser und wirtschaftlicher durch einen anderen erfüllt wird oder werden kann.

Der Landkreis Görlitz ist Gesellschafter bei insgesamt 15 Gesellschaften mit beschränkter Haftung. Darüber hinaus unterhalten die Gesellschaften des Landkreises auch mehrere Tochterunternehmen.

zum Organigramm Beteiligungen


Download des Beteiligungsberichts des Landkreises Görlitz als pdf (11 MB)


Unter Beteiligungsmanagement soll der komplexe Vorgang

  • der Steuerung der einzelnen Unternehmen,
  • der Steuerung der Summe der Beteiligungen

sowie

  • die diesbezügliche Interaktion der Kommune mit ihren unterschiedlichen Gremien und Entscheidungsebenen

verstanden werden.

Beteiligungsmanagement umfasst somit im weitesten Sinne die Gesamtheit aller Maßnahmen, die eine Kommune in ihrer Rolle als Gesellschafter bzw. Eigentümer zur Führung von Beteiligungsunternehmen derselben einsetzt und beschränkt sich keineswegs nur auf die Tätigkeiten einer Organisationseinheit „Beteiligungsverwaltung", welche die Verwaltung und den Kreistag in seiner Gesellschafterrolle unterstützen soll. Auch die Tätigkeit der Aufsichtsgremien und Gesellschaftervertreter fällt darunter.

Im engeren Sinn beschreibt Beteiligungsmanagement die einzelnen Instrumente, die im Sinne einer Unterstützungsfunktion zur Optimierung der Beteiligungssteuerung eingerichtet werden können. Diese Instrumente umfassen die Funktionen

  • Beteiligungsverwaltung
  • Beteiligungsbericht
  • Beteiligungscontrolling.

Der Begriff „Beteiligungsverwaltung" wird inhaltlich oft unterschiedlich ausgelegt. Im weitesten Sinn wird die Beteiligungsverwaltung als allumfassender Begriff des Beteiligungsmanagement verstanden; zum Teil bezeichnet der Begriff auch die Verwaltungseinheit, die das Beteiligungsmanagement durchführt.

Die Beteiligungsverwaltung umfasst die Aktenverwaltung und -führung für alle Beteiligungsunternehmen und die regelmäßige Überprüfung aller Fragen, welche die Beteiligungsunternehmen betreffen.

Vorrangige Aufgaben der Beteiligungsverwaltung sind: Zentrale Aktenverwaltung, Beschlusskontrolle und Überprüfung von Berichtspflichten sowie Überwachung von Terminen als Standardaufgaben, Entwurf von Mustersatzungen und Gesellschaftsverträgen.

Die Beteiligungsverwaltung soll als ein zuverlässiger Ansprechpartner in allen relevanten politischen, rechtlichen und organisatorischen Fragen zur Verfügung stehen. Sie erfordert damit auch die Nähe zu den Verantwortlichen in den einzelnen Gremien.

Der Beteiligungsbericht ist ein Informations- und Dokumentationsinstrument für die Kreisverwaltung und die Öffentlichkeit. Die Struktur des Beteiligungsportfolios und die Beteiligungsunternehmen im Einzelnen werden in übersichtlicher Form mit einem hohen, gebündelten Informationsgehalt dargestellt. Eine zentrale Rolle spielt der Beteiligungsbericht für den Kreistag. Durch die komprimierte Darstellung werden die Kreisräte mit den ersten notwendigen Informationen versorgt, um ihre Lenkungsfunktion besser ausüben zu können.

Das Beteiligungscontrolling übernimmt Funktionen als Frühwarnsystem sowie Entscheidungs- und Führungsunterstützung. Es stellt den kommunalen Entscheidungsträgern frühzeitig alle steuerungsrelevanten Informationen über die Unternehmen zur Verfügung. Dazu sind die wichtigsten betrieblichen Daten und Vorgänge zeitnah auszuwerten und zur Entscheidungsvorbereitung zu verdichten. Das Beteiligungscontrolling baut dabei auf den folgenden Reporting- Instrumenten auf: Wirtschaftsplananalysen, unterjährige Berichterstattung und Jahresabschlussanalyse.

Im Bereich Beteiligungsverwaltung ist weiterhin die administrative Betreuung des Zweckverbandes „Allwetterbad Großschönau" angesiedelt. Hierzu gehören die Aufstellung des Hauhaltsplanes, die Haushaltsdurchführung, die Erstellung des Jahresabschlusses sowie die Vor- und Nachbereitung von Verbandsversammlungen des Zweckverbandes.



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